Formation Outlook et Office 365, 15 mai 2015

Date de la rencontre: 15 mai 2015

1. Bienvenue

Intention de la rencontre

C’est un atelier de type mains sur les touches. L’objectif de cette rencontre est de permettre aux participants d’expérimenter les principales fonctionnalités de Outlook 2013 (nouveau service de gestion du courriel) ainsi que de Office 365 (service en ligne).

Procédures d'inscription et d'installation de Office 2013

Message courriel reçu (participants)

Installation de Office 2013
Activation de Office 365 (changement de mot de passe)
Questions/Commentaires

2. Outlook 2013

Courrier

  • Aperçu de Outlook 2013

Il faut éviter les images dans votre signature.
Il est possible de créer différentes signatures (courte, complète, etc.)

  • Capacité maximale de la boîte de réception: 50 Go

Ne pas archiver les documents (pièces jointes) dans la boîte de réception. Il y a la possibilité de le faire à partir de One Drive.

  • Déplacer des messages
  • Supprimer des messages
  • Retrouver des messages supprimés
  • Rechercher de messages
  • Classement par date, sujet, expéditeur,…
  • Vérifier le dossier «Courrier indésirable» régulièrement

Option «ne jamais bloquer l’expéditeur»

  • Attention aux pourriels

Option «bloquer l’expéditeur»

  • Taille maximale de 20 Mo (incluant les pièces jointes)

Possibilité d’utiliser One Drive pour partager des fichiers volumineux.

  • Destinataire(s)

À: Principaux destinataires
CC: Copie carbone (pour information)
CCI: Copie carbone invisible (protection de l’adresse courriel de tous les destinataires)

  • Objet du message

Il est très important d’écrire un objet de message clair et précis lors de l’envoi d’un courriel.

  • Création d’une signature
  • Organisation visuelle de la boîte de réception
  • Recherche d’éléments dans Outlook
  • Création de dossiers et de sous dossiers pour le classement des messages courriels

Carnet d'adresses

  • Carnet d’adresses du Portail Édu-Groupe

L’utilisateur ne peut pas lui-même transférer son carnet d’adresse du portail à Outlook 2013. Pour un transfert du carnet d’adresses (autres que celles de la CSHBO), il faut s’adresser au Centre de service.

  • Carnet d’adresses Global (bottin CSHBO) [information à valider…]

  • Ajout d’entrées au carnet personnel
  • Modification au carnet
  • Recherche dans le carnet

  • Rechercher dans le bottin de la CSHBO.
  • Créer une nouvelle entrée dans le carnet personnel.

Calendrier

  • Mon calendrier
  • Création de calendriers
  • Partage de calendriers

Pour le moment, le partage de calendrier entre l’administratif et le pédagogique n’est pas possible.

  • Affichage des calendriers

  • Créer un rendez-vous

Diverses options possibles (rappel, périodicité, disponibilité, classement, privé, etc.)

Inviter des personnes (possible entre l’administratif et le pédagogique)

  • Accepter/rejeter un rendez-vous

Il faut éviter d’ajouter des éléments dans un rendez-vous dont nous ne sommes pas propriétaire. L’information ajoutée pourrait être perdue.

  • Création d’un calendrier
  • Création d’un rendez-vous personnel
  • Création d’un rendez-vous avec invités

      Pause (15 minutes)

3. Office 365

Qu'est-ce l'infonuagique?

Présentation des outils de Office 365

images

 

portal.office.com

 

  • Lors de la première connexion, il faut remplir les champs suivants:

premiereconnection

  • Paramètres de Office 365 (Moi, Thème, Page d’accueil, Langue, etc.)
  • Introduction à Office 365 est un parcours d’auto-formation offert par Caméléon (inscription gratuite)

onedrive

ou

skydrive

 

 

  • Modifier les paramètres de Office 365.
  • Modifier les paramètres de Outlook 365.
  • Créer et renommer un document avec Word Online.
  • Modifier le document créé en ligne avec Word 2013 (poste de travail).
  • Synchroniser le poste de travail avec OneDrive.
  • Ajouter des éléments à OneDrive.

Gestion collaborative

  • Créer un document et le partager avec une autre personne.
  • Créer un dossier et le partager avec une autre personne.
  • Écrire vos questions et vos commentaires dans le document collaboratif.

4. Évaluation de la rencontre et attentes pour la suite

À venir…

Autres ressources

 

 
 

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